ความหมายการวิเคราะห์ระบบ
ระบบคืออะไร
ระบบคือกลุ่มขององค์การต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วยบุคคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่งเพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน ตัวอย่างเช่น
ในร่างกายคนเราจะมีระบบในตัวคือมีความสัมพันธ์ติดต่อกันระหว่างสอง เส้นประสาท เซลล์รับรู้ความรู้สึก เพื่อบรรลุเป้าหมายในการรับรู้ความรู้สึกร้อนหนาว เป็นต้น
ในการใช้ภาษาก็ถือทำอย่างเป็นระบบนั่นระบบนั่นคือ ความสัมพันธ์ติดต่อกันระหว่าง การใช้คำสัญลักษณ์ต่างๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายในการตีความให้เข้าใจภาษานั้นๆ
ในธุรกิจก็เป็นระบบอย่างหนึ่ง ซึ่งมีส่วนประกอบคือ การตลาด โรงงาน การขาย การค้นคว้า การขนส่ง การเงิน บุคคล การทำงาน โดยที่ทั้งหมดมีการติดต่อสัมพันธ์ระหว่างกัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายให้เกิดกำไร
องค์ประกอบของระบบการเรียนการสอน
1. บุคคลากรได้แก่ ครูและนักเรียน
2. เครื่องมือได้แก่ เครื่องฉายแผ่นใส ชอล์ก กระดานดำ
3. พัสดุได้แก่ โต๊ะ เก้าอี้
4. วิธีการได้แก่ เขียนบนกระดานดำ ใช้แผ่นใส หรืออื่นๆ
5. การจัดการได้แก่ โรงเรียนจัดตารางเรียน เก็บเงินค่าเล่าเรียน จ่ายค่าสอนให้แก่ครู
เมื่อเราศึกษาระบบใดระบบหนึ่ง เราควรจะต้องเข้าใจการทำงานของระบบนั้นให้ดีโดย การถามตัวเองตลอดเวลาด้วยคำถามเหล่านี้
1. ระบบทำอะไร ( What )
2. ทำโดยใคร ( Who )
3. ทำเมื่อไร ( When )
4. ทำอย่างไร ( How )
การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบ ( System Analysis and Design)
การวิเคราะห์และออกแบบระบบคือ วิธีการที่ใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่ง หรือระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้ว การวิเคราะห์ระบบช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้ การวิเคราะห์ระบบคือ การหาความต้องการ ( Requirements) ของระบบสารสนเทศว่าคืออะไร หรือต้องการเพิ่มเติมอะไรเข้ามาในระบบและการออกแบบก็คือ การนำเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผนหรือเรียกว่าพิมพ์เขียว ในการสร้างระบบสารสนเทศนั้นให้ใช้ในงานได้จริง ผู้ที่ทำหน้านี้ก็คือ นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ( System Analysis : SA )
นักวิเคราะห์ระบบคือใคร ?คอมพิวเตอร์เป็นเพียงเครื่องมือที่ใช้สำหรับเก็บรวบรวมและประมวลผลให้กับผู้ใช้โดยให้ประโยชน์ต่อผู้ใช้คือ ความรวดเร็วและความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญต่อการบริหารของธุรกิจในปัจุบันที่มีการแข่งขันสูง
ผู้ใช้ ( Users ) จึงเป็นผู้กำหนดปัญหาและแนวทางของระบบงานที่นำมา แก้ไขซึ่งปัญหาแต่ผู้ใช้เองไม่ทราบวิธีจะนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้แก้ปัญหา หรือช่วยเหลือในการบริหาร ในทางตรงกันข้ามโปรแกรมเมอร์ ( programmers)และช่างเทคนิค ( technicians)เป็นผู้ที่สามารถจะใช้เทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์และป้อนคำสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้ต้องการ แต่โปรแกรมเมอร์หรือช่างเทคนิคมักจะไม่เข้าใจถึงระบบธุรกิจมากนัก ดังนั้น ช่องว่างระหว่างนักธุรกิจหรือระบบงานในหน่วยงานต่างๆ กับโปรแกรมเมอร์หรือกับช่างเทคนิคจึงอาจเกิดขึ้นได้
นักวิเคราะห์ระบบจึงทำหน้าที่เป็นผู้สมานช่องว่างนี้ นักวิเคราะห์ระบบเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงที่จะนำเอาความเข้าใจและเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์มาใช้ ในการพัฒนาระบบงานข้อมูลเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับงานในหน่วยงานต่างๆ
เมื่อได้มีการนำเอาพัฒนาการทางเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์มาใช้ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรับผิดชอบถึงการกำหนดลักษณะของข้อมูล ( data ) ที่จะจัดเก็บเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ การหมุนเวียน การเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและระยะเวลาเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้ใช้หรือธุรกิจ ( business users )
นักวิเคราะห์ระบบไม่ได้เพียงวิเคราะห์หรือดีไซน์ระบบงานเท่านั้น หากแต่ยังขายบริการทางด้านระบบงานข้อมูล โดยนำเอาประโยชน์จากเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้ควบคู่กันไปด้วย
จากบทบาทของนักวิเคราะห์ระบบที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ทำให้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรู้ทั้งทางภาคธุรกิจหรือการดำเนินงาน ในหน่วยงานต่างๆ และคอมพิวเตอร์ควบคู่กัน นักวิเคราะห์ระบบโดยส่วนใหญ่สามารถที่จะดีไซน์ระบบงานและเขียนโปรแกรมขึ้นได้ด้วยตัวเอง ส่วนนี้เองกลับทำให้บุคคลภายนอกเกิดความสับสนระหว่างโปรแกรมเมอร์กับนักวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบ หรือที่เรียกกันย่อๆ ว่า SA (SYSTEM ANALYSIS) นั้น นอกจากจะต้องรับผิดชอบต่อการโปรแกรมคอมพิวเตอร์แล้ว ยังจะต้องรับผิดชอบงานในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดหาอุปกรณ์ต่างๆ เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ผู้ที่จะใช้ระบบแฟ้มหรือฐานข้อมูลต่างๆ รวมทั้งข้อมูลดิบที่จะป้อนเข้าระบบงานของนักวิเคราะห์ระบบไม่ได้อยู่ในลักษณะที่แน่นอนแบบโปรแกรมเมอร์ ไม่มีคำตอบที่แน่นอนจากระบบที่เขาวางไม่ว่าผิดหรือถูก งานของเขาเกิดจากการประนีประนอมและผสมผสานของปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบงาน คือ ผู้ใช้ วิธีการ เทคโนโลยี และอุปกรณ์จนได้ผลลัพธ์ที่เหมาะสมออกมาเป็นระบบงาน (APPLICATION SYSTEM) งานของนักวิเคราะห์ระบบจึงมักจะต้องเกี่ยวข้องกับคนหลายระดับ ตั้งแต่ลูกค้าหรือผู้ใช้ นักธุรกิจ โปรแกรมเมอร์ ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือแม้กระทั่งเซลล์แมนที่ขายระบบงานข้อมูล
แม้ว่างานของนักวิเคราะห์ระบบจะดูเป็นงานที่ยากและซับซ้อน แต่งานในลักษณะนี้ก็เป็นงานที่ท้าทายให้กับบุคคลที่มีความคิดสร้างสรรค์และกว้างไกลเข้ามาอยู่เสมอ ความรู้สึกภาคภูมิใจที่ได้วางระบบงานออกมาเป็นรูปร่างและสามารถ ใช้ปฏิบัติได้จริง จะฝังอยู่ในสำนึกของเขาตลอดเวลา ความรู้สึกอันนี้คงจะถ่ายทอดออกมาเป็นตัวหนังสือไม่ได้ แต่จะทราบกันเองในหมู่ของนักวิเคราะห์ระบบด้วยกัน
เพื่อให้เข้าใจความหมายของนักวิเคราะห์ระบบมากยิ่งขึ้น ตารางที่ 1 จะแสดงให้เห็นรายละเอียดของหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ
จุดกำเนิดของระบบงาน
จุดกำเนิดของระบบงานโดยปกติจะกำเนิดขึ้นจากผู้ใช้ระบบ เนื่องจากผู้ใช้ระบบเป็นผู้ใกล้ชิดกับกิจกรรมของธุรกิจมากที่สุด ดังนั้นกิจกรรมทางธุรกิจได้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องนั้น ความต้องการที่จะพัฒนาปรับปรุงกิจการต่างๆย่อมเกิดขึ้น นักวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มเข้ามามีบทบาทในการพัฒนาปรับปรุงแก้ไขระบบงาน
James Wetherbe ได้แต่งหนังสือออกมาเล่มหนึ่งในปี 2527 โดยใช้ชื่อว่า “System Analysis and Design: Traditional, Structured and Advanced Concepts and Techniques.”โดยให้แนวความคิดในการแจกแจงกลุ่มของปัญหาออกเป็น 6 หัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งแทนด้วยอักษร 6 ตัวคือ PIECES อ่านว่า “พีซ-เซส” โดยมีรายละเอียดดังนี้คือ
1. Performance หมายถึงความต้องการที่จะให้มีการปรับปรุงทางด้านการปฎิบัติงาน
2. Information หมายถึงความต้องการที่จะให้มีการปรับปรุงและควบคุมทางด้านข้อมูล
3. Economics หมายถึงความต้องการที่จะให้มีการปรับปรุงและควบคุมทางด้านต้นทุน
4. Control หมายถึงความต้องการที่จะให้มีการปรับปรุงระบบงานข้อมูล เพื่อให้มีการควบคุมและระบบรักษาความปลอดภัยที่ดียิ่งขึ้น
5. Efficiency หมายถึงความต้องการที่จะให้มีการปรับปรุงประสิทธิภาพของคนและเครื่องจักร
6. service หมายถึงความต้องการที่จะให้มีการปรับปรุงการบริการต่างๆ ให้ดีขึ้น เช่น การบริการลูกค้าหรือการให้บริการต่อพนักงานภายในธุรกิจเองเป็นต้น
ในแต่ละโครงการของระบบงานข้อมูลนั้น จะมีลักษณะที่จะตอบสนองความต้องการที่ได้ระบุอยู่ในพีซเซสอันใดอันหนึ่งหรือมากกว่าหนึ่งก็ได้ ดังนั้นพีซเซสจึงมีความสำคัญต่อนักวิเคราะห์ระบบในการใช้ เพื่อพิจารณาถึงปัญหาและความต้องการของผู้ใช้อย่างมีหลักเกณฑ์
1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ (Analysis)
4. ออกแบบ (Design)
5. สร้างหรือพัฒนาระบบ (Construction)
6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
7. บำรุงรักษา (Maintenance)
หลักของการดีไซน์เอาต์พุต |
| เอาต์พุตคือ ข้อมูลที่ถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบ โดยระบบงานข้อมูล (Information System) ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ บางครั้งก็ต้องผ่านกระบวนการต่างๆ มากมายภายในระบบงานเสียก่อนที่จะถูกส่งออกมาให้กับผู้ใช้ระบบหรือในบางครั้ง ข้อมูลบางประเภทก็อาจจะไม่จำเป็นต้องผ่านกระบวนการภายในระบบเลย หรือหากมีก็น้อยมากซึ่งก็อาจเป็นไปได้
เอาต์พุตสำหรับระบบงานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีหลายรูปแบบ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะ คือแบบฮาร์ดก๊อปปี้ (Hard Copy) ซึ่งก็ได้แก่รายงานต่างๆ ที่ออกมาทางเครื่องพิมพ์ และแบบซอฟต์ก๊อปปี้ (Sofy Copy) ซึ่งมักหมายถึงข้อมูลที่แสดงผลออกทางจอภาพชนิดต่างๆ และไมโครฟอร์ม (Microform) เป็นต้น เนื่องจากเอาต์พุตเป็นสิ่งสำคัญที่จะเรียกการยอมรับหรือเรียกคะแนนนิยม ให้กับระบบงานที่นักวิเคราะห์กำลังพัฒนาและดีไซน์อยู่ นักวิเคราะห์ระบบจึงควรทราบหลักการสำคัญ 6 ข้อในการดีไซน์เอาต์พุต ดังนี้ 1. ดีไซน์เอาต์พุต เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ 1. ดีไซน์เอาต์พุตเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ระบบ ดังนั้น การดีไซน์เอาต์พุตจึงจะต้องคำนึงถึงจุดประสงค์และความต้องการของผู้ใช้ระบบ ไม่ใช่เอาความสวยงามของการจัดรายงานหรือจอภาพเป็นหลัก หากว่าการดีไซน์เอาต์พุตไม่สามารถครอบคลุมวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ใช้ระบบได้ นักวิเคราะห์ระบบก็ไม่ควรจะดันทุรังทำต่อ เพราะเป็นการสิ้นเปลืองทั้งเวลาและแรงงานโดยใช่เหตุ 2. ดีไซน์เอาต์พุตให้เหมาะสมต่อผู้ใช้ระบบ ดังนั้น เพื่อที่จะลดลักษณะของเอาต์พุตที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งในบางครั้งอาจจะเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายเนื่องจากความซ้ำซ้อนกันของเอาต์พุต นักวิเคราะห์ควรทำหน้าที่ไกล่เกลี่ยและหาข้อยุติของเอาต์พุตกับกลุ่มผู้ใช้ระบบที่สามารถใช้เอาต์พุตร่วมกันได้ โดยข้อยุติของเอาต์พุตนั้นๆ จะต้องให้ความเหมาะสมต่อกลุ่มผู้ใช้ทั้งหมดด้วย 3. ส่งมอบเอาต์พุตตามจำนวนที่ผู้ใช้ระบบต้องการ 4. ให้แน่ใจว่าเอาต์พุตได้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม โดยทั่วไป เอาต์พุตจะถูกสร้างขึ้น ณ ที่ใดที่หนึ่ง เช่น หน่วยงานประมวลผล (Data Processing department) แล้วค่อยถูกกระจายส่งต่อไปยังแผนกหรือหน่วยงานต่างๆ ซึ่งเป็นผู้ใช้ระบบอีกทอดหนึ่ง แม้ว่าในปัจจุบันการประมวลผลแบบ On-Line จะช่วยลดปัญหาการกระจายเอาต์พุตออกไปได้บ้าง แต่อย่างไรก็ตาม การกระจายเอาต์พุตไปยังผู้ใช้ระบบที่ถูกต้องเหมาะสม เป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องคำนึงถึง เพราะว่าไม่ว่าเอาต์พุตหรือรายงานต่างๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบจะดีไซน์นั้นดีเพียงใด หากไม่ได้อยู่ในมือของบุคคลหรือผู้ใช้ระบบที่เหมาะสมกับมัน รายงานหรือเอาต์พุตนั้นก็ย่อมไม่เกิดคุณค่าอะไรเลย 5. เอาต์พุตถูกส่งมอบให้กับผู้ใช้ระบบตามเวลา 6. เลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุตแต่ละแบบ การเลือกวิธีการที่เหมาะสมสำหรับเอาต์พุตจะยังผลให้ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของระบบงาน แตกต่างออกไปเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ต้นทุนของการออกรายงานทางเครื่องพิมพ์สูงกว่าการแสดงผลทางจอภาพ เนื่องจากต้นทุนของกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์เริ่มสูงขึ้นทุกขณะ ในสหรัฐอเมริกา เริ่มมีแนวความคิดของการพัฒนาระบบงานในลักษณะที่เรียกว่า Paperless System ซึ่งหากแปลกันเป็นภาษาไทยคงจะได้คำแปลกๆ ว่า "ระบบงานไร้กระดาษ" ซึ่งระบบงานชนิดนี้จะพยายามให้เอาต์พุตที่ได้เก็บอยู่ในลักษณะอื่น โดยพยายามให้สิ้นเปลืองกระดาษน้อยที่สุด เช่น ให้เอาต์พุตเก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลที่เก็บอยู่ในออปติคัลดิสก์หรือฮาร์ดดิสก์แทน ซึ่งเมื่อผู้ใช้ระบบต้องการใช้ ก็จะดึงข้อมูลนั้นออกมาดูทางจอภาพแทน เป็นต้น |